#UPERP13T03 - Explore Purchase's Business Process and Odoo Modul

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Hi Guys, What's up? I hope you're being good.

So~, Welcome to another post of mine, here I wanna share about Purchase's Business Process and Odoo Modul.

First of all, What is Purchase?

Kata purchasing itu sendiri berasal dari Bahasa Inggris, namun jika diterjemahkan secara langsung artinya adalah pembelian. Jadi artinya, purchasing adalah suatu proses pencarian sumber, pemesanan dan pembelian barang atau jasa untuk kegiatan produksi dalam suatu perusahaan atau sebuah usaha. Here's below a quick intersting video about purchasing. 

The next is about Purchase's Business Process

Proses Bisnis (Business Process) suatu kumpulan dari aktivitas (task) atau pekerjaan terstruktur yang saling berhubungan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan suatu keluaran (produk/output) atau layanan (demi meraih tujuan tertentu) dan mendukung pencapaian tujuan serta sasaran strategis dari suatu organisasi.

Suatu proses bisnis yang baik harus mempunyai tujuan mengefektifkan, mengefisienkan dan meningkatkan produktifitas dari suatu organisasi. Suatu organisasi secara umum tentu saja mempunyai tujuan agar dapat  bertahan hidup selama mungkin dan selalu meningkat kinerja serta produktifitasnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka suatu organisasi membutuhkan suatu proses bisnis yang baik untuk mendukung berjalannya organisasi tersebut. Tidak terkecuali suatu perusahaan sebagai suatu organisasi tentu saja membutuhkan suatu proses bisnis yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan tersebut.

Organisasi berkembang mengakibatkan kompleksitas proses bisnis meningkat. Kompleksitas ini mengakibatkan proses bisnis sulit dipahami. Supaya mudah dipahami, proses bisnis harus dimodelkan. Organisasi melakukan pemodelan tanpa standar. Hal ini mengakibatkan pemahaman yang tidak seragam. Business Process Modeling Notation (BPMN) adalah solusi kendala-kendala tersebut.

BPMN adalah standar notasi grafis yang mendeskripsikan langkah logis dari proses bisnis. BPMN diterima sebagai standar pemodelan proses bisnis baik secara nasional maupun internasional. Secara nasional, BPMN dimuat pada peraturan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011. BPMN digunakan untuk sebagai acuan menyusun Standard Operating Procedures (SOP) bagi kementerian atau lembaga pemerintah daerah pada peraturan tersebut. Secara internasional, BPMN distandarkan melalui ISO/IEC 19510:2013 Information Technology – Object Management Group Business Process Model and Notation.

Pada kali ini, saya memakai software Bizagi Modeler untuk membuat Purchase’s Business Process agar sesuai dengan BPMN. Untuk Software-nya bisa teman-teman download disini dan untuk cara install nya temen-temen bisa lihat video di bawah ini.

Nah berikutnya langsung saja saya tampilkan Purchase’s Business Process yang telah saya buat.

Berikut ini merupakan penjelasan dari Purchase’s Business Process di atas.

1.  User atau divisi lain yang membutuhkan barang meminta dibelikan barang oleh divisi purchasing. Kegiatan ini biasa disebut PR atau Purchase Request.

2. Divisi purchasing akan mengumpulkan vendor-vendor yang kemudian mengirim Request for Information (RFI) pada vendor.

3.   Vendor-vendor akan memberika respon yang biasa disebut RFI Response.

4.  Divisi purchasing akan memilih beberapa vendor yang dianggap paling cocok dan  berkualitas untuk memenuhi kebutuhan barang perusahaan.

5.  Setelah memilih beberapa, divisi purchasing akan mengirim Request for Proposal (RFP) ke vendor-vendor terpilih.

6.   Vendor akan memberika respon yang biasa disebut RFI Response.

7.   Divisi purchasing akan melakukan negosiasi, kemudian memilih vendor pemenang.

8.   Setelah mendapatkan vendor terpilih, divisi purchasing akan memberikan Purchase  Order (PO).

9.    Kemudian, vendor terpilih akan membuat invoice dan mengirimkan barang.

10.  Invoice yang diterima divisi purchasing diteruskan ke divisi finance untuk dilakukan  payment sesuai kesepakatan dengan vendor.

11. Setelah barang sampai, divisi purchasing akan mengecek kondisi barang dan melakukan setting pada barang tersebut.

The next is about Explore Purchase's Odoo Modul

Pada Odoo 12.0, modul Purchase sudah terdapat di laman Apps secara default. Teman-teman hanya tinggal menekan tombol install pada modul Purchase tersebut.

Untuk masuk ke dalam modul purchase, teman-teman harus klik tombol apps di pojok kiri atas laman, kemudian klik Purchase.

Setelah itu, teman-teman akan langsung masuk ke laman Request for Quotation (RFQ). Untuk RFQ, teman-teman bisa membuatnya langsung pada Odoo atau dengan menggunakan fitur import (format .csv atau .xls).

Jika memilih untuk membuat baru maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

Pada RFQ, ada beberapa informasi yang harus teman-teman isi, diantaranya informasi vendor, waktu order, dan produk yang ingin dibeli sehingga bisa diketahui harganya.

Berikut ini merupakan tampilan untuk pengisian vendor. Informasi mengenai vendor bisa berupa perusahaan maupun personal/individu. Jika sudah mengisi informasinya, jangan lupa untuk menyimpannya dengan cara klik tombol save di pojok kiri bawah.

 

Berikut ini merupakan tampilan pengisian informasi produk yang ingin dibeli. Jika pengisian informasi sudah selesai, jangan lupa untuk menyimpannya dengan cara klik tombol save di pojok kiri bawah. 

Berikut ini merupakan contoh RFQ yang telah terisi. Setelah RFQ sudah terisi, teman-teman bisa menyimpannya dengan cara klik save. Kemudian, teman-teman bisa mencetak RFQ tersebut atau bisa juga langsung mengirimkan RFQ tersebut kepada vendor melalui email.Setelah RFQ terkonformasi, teman-teman bisa klik Confirm Order.

Maka selanjutnya adalah melakukan langkah Purchase Order (PO) seperti gambar di bawah ini.

Berikut ini merupakan tampilan pengiriman PO via email di Odoo 12.0

 

Selanjutnya merupakan tahap pembayaran (Bill).

Modul Purchase pada Odoo 12.0 juga dilengkapi dengan fitur Control dan Reporting seperti di bawah ini.

Untuk lebih lengkapnya lagi, teman-teman bisa menyaksikan video tutorial modul Purchase Odoo di bawah ini.

Semoga dengan membaca post ini teman-teman dan saya sendiri bisa terbantu mengenai Purchase's Business Process and Odoo Modul. Sepertinya cukup sekian post saya kali ini. Kurang lebihnya mohon maaf. 

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

See you in the next post~